Przyjmowanie zamówień
Prowadząc pracownię cukierniczą i dbając, aby każde zamówienie było przyjęte sprawnie i bez chaosu, opracowałam sobie schemat przyjmowania zamówień.
Odpowiednio przyjęte zamówienie i rozmowa z klientem o jego oczekiwaniach, pozwoli wychwycić nam dużo informacji potrzebnych podczas realizacji.
Zamówienie powinno zawierać następujące elementy:
– ilość porcji (możemy to ustalić pytając o ilość gości dorosłych, dzieci, i czy maja być zaplanowane dokładki lub porcje na wynos),
– układ pięter – czy tort ma być jednopoziomowy, czy piętrowy (tu doradźmy klientowi, jaki układ będzie najodpowiedniejszy biorąc pod uwagę ilość porcji),
– kształt tortu – czy tort ma być oparty na tortownicach w kształcie koła, kwadratu, prostokąta, innej figury (jeśli takie w ogóle wykonujemy), lub czy ma być to tort 3D czyli w kształcie np. misia, piłki, postaci z bajki…
– okazja oraz czy impreza jest organizowana dla dzieci czy dla dorosłych (pozwoli to nam zaproponować odpowiedni dobór dekoracji, dodatków a także smaków. Inne smaki zaproponujemy na wieczór kawalerski, inne na imprezę urodzinową do przedszkola),
– dekoracja – dobrym pomysłem jest odesłanie klienta do naszych realizacji, galerii – jeśli ma możliwość zapoznania się z naszym stylem, jakością wykonania, najczęściej wykorzystywanymi technikami – będzie wiedział czego się po nas spodziewać. Być może także znajdzie wśród naszych tortów, motyw który go zainteresuje. Innym sposobem jest poproszenie klienta o przesłanie zdjęć z tortami, które podobają się mu, na podstawie których zaproponujemy mu ostateczny wygląd. Jeśli wprowadzimy do projektu zmianę kolorystyki, figurek (zmiana z 3D na 2D), formy napisu (topper a nie winietka, napis zrobiony kremem a nie literki z masy cukrowej), kwiatów (na zdjęciu są cukrowe, my zamontujemy żywe) itd. – uprzedźmy klienta o tym.
– smaki – jeśli mamy gotową listę połączeń smakowych przedstawmy ją klientowi. Jeśli dopuszczamy możliwość zmiany – pomóżmy klientowi skonfigurować zamówienie tak, aby smaki były spójne! to my się na tym znamy, więc to my najlepiej doradzimy klientowi! podpisujemy się pod naszymi realizacjami, dopilnujmy więc aby wszystko było spójne!
Na tym etapie możemy także zapytać, o ewentualne alergie. Jeśli proponujemy klientowi krem kinder bueno, poinformujmy go, że zawiera w składzie orzechy; jeśli proponujemy pralinę rafaello – uprzedźmy, że zawiera migdały; jeśli jakiś deser zawiera w składzie sezam, także zasygnalizujmy to zamawiającemu. Wykażmy się odpowiedzialnością i profesjonalizmem.
Planując środek tortu, smaki, poinformujmy klienta o wszystkich możliwościach: o tym co może zawierać wnętrze tortu (kremy o różnych smakach i strukturach, rodzaj ciasta, wkładka z żelki lub praliny, nasącz…).
– ustalmy warunki odbioru lub dostawy – datę, godzinę, adres, sposób odbioru/dostawy, np. czy w lecie wydajemy tort do termoboksów, czy dostarczamy zamówienia chłodnią. Określmy cenę za dodatkowe usługi.
Jeśli dowozimy wypieki chłodnią na adres lokalu – zadbajmy o kontakt do restauracji. Sprawdźmy ich godziny pracy – to zaoszczędzi nam wielu sytuacji stresowych! oj, coś o tym wiem
– ustalmy cenę całkowitą , poprośmy o jej zaakceptowanie! omówmy formę płatności (przelew, gotówka, płatność kartą jeśli mamy taką możliwość), ustalmy także wysokość zadatku i termin jego wpłaty (np. czy czekamy na przelew 5 dni od daty ustalenia szczegółów, czy klient ma czas do 7 dni przed realizacją).
Dobrze jest na etapie przyjmowania zamówienia ustalić z klientem budżet w jakim chce się zmieścić. Znając tą informację, możemy zaproponować usługę rozbudowaną (dekoracja podstawy, więcej figurek, topper z plexi a nie napis z masy cukrowej, dodatkowe babeczki dla dzieci z dekoracjami w tematyce tortu) lub prostą.
– bardzo pomocne jest zapisanie wszystkich danych klienta – w razie potrzeby pilnego kontaktu – musimy mieć do niego np. nr telefonu (problem z dostawą, sytuacja losowa na drodze, korek, opóźnienie lub chociażby duże spóźnienie ze strony klienta).
– jeśli zamówienia zbieramy przez stronę internetową, messynger lub mail’a, wówczas komplet informacji i ustaleń mamy na piśmie. Jeśli przyjmujemy zamówienie telefonicznie – zbierzmy całość, podsumujmy i poprośmy klienta i potwierdzenie (wiadomość sms, messynger, umowa wysłana na mail itd).
– jeśli mamy taką możliwość – prześlijmy klientowi wzór/formularz zamówienia, umowę zawierającą wszystkie te elementy.
W przypadku dużych realizacji (impreza firmowa, wesele, słodki stół) schemat przyjmowania zamówienia będzie dużo bardziej rozbudowany, choć oparty na w/w punktach.
Pozdrawiam słodko
Dominika Konat
